ZaPROJEKTuj swoją zmianę

Wdrożenie zmiany, zwłaszcza przekrojowej dotyczącej np. zmiany strategii firmy czy restrukturyzacji to zwykle spore przedsięwzięcie. Potocznie moglibyśmy określić je, jako duży projekt. Niestety nie spotkałoby się to z aprobatą praktyków zarządzania projektami, dla których projekt musi posiadać zdefiniowany zakres, czas i koszt.

A co w sytuacji, gdy planowane wdrożenie zmiany posiada te cechy? Czy zwiększa to szansę powodzenia i realizacji zakładanych celów w pełni?

Na to pytanie odpowiada Ogólnopolskie Badanie Zarządzania Zmianą.

Strategiczny profil zmiany traktowanej, jako projekt

Zgodnie z wynikami badania przeprowadzonego przez Szkołę Zarządzania Zmianą niewiele ponad połowa zmian wdrażana była zgodnie z wytycznymi metodyk projektowych. Jako jeden z głównych analityków tego badania, wciąż posiadam dostęp do surowych danych, które stanowią nieocenioną skarbnicę wiedzy na temat zarządzania zmianą w Polsce. Postanowiłem, zatem sprawdzić, jakie wyniki (poziom realizacji celów) osiągnęły zmiany, które były wdrażane w sposób projektowy.

Na wstępie należy podkreślić, że sam strategiczny profil tych zmian nie różnił się specjalnie od wyników całościowych. Zmiany były kierowane przez zespół wdrożeniowy, trwały średnio 13 miesięcy (14 miesięcy – średnia całościowa) i w większości dotyczyły tych samych celów (głównym celem była restrukturyzacja, następnie zmiana kultury organizacyjnej, a dopiero na trzecim miejscu znalazła się zmiana strategii).

Pierwsze ciekawe spostrzeżenia pojawiły się wraz z odpowiedzią na pytanie, które branże przodują w zarządzaniu zmianą w sposób projektowy.

Branże projektowe

Z „wielkiej piątki”, czyli z pięciu najliczniej reprezentowanych branż w badaniu (IT, Produkcja przemysłowa, Handel, Bankowość i ubezpieczenia, Usługi), które łącznie uzyskały ponad 75% wskazań respondentów, w wynikach ogólnych przodowało IT. Sądziłem, że podobnie będzie pod względem kryterium traktowania wdrożenia zmiany, jako projektu. W końcu to w branży IT królują metody agilowe np. Scrum czy Kanban. Jednak to nie IT zajęło pierwsze miejsce. Nie było nawet drugie, ale znalazło się na podium – ponad 40% badanych wskazało, że w tej branży zmiana wdrażana była w sposób projektowy.

Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników Ogólnopolskiego Badania Zarządzania Zmianą

Moim drugim strzałem (jak się okazało, także błędnym) była Produkcja przemysłowa. Sądziłem, że wykorzystywane w tej branży takie metodyki, jak np. Lean czy Six Sigma wpłyną na osoby odpowiedzialne za wdrożenie zmian na tyle, że skorzystają one z nich, także podczas zarządzania zmianą. Zdecydowała się tylko część – niewiele ponad połowa zmian w tej branży, była traktowana, jako projekt.

Zatem, która branża okazała się najbardziej „projektowa” w zarządzaniu zmianą? Otóż była to Bankowość i ubezpieczenia (sic!). Być może działania związane z ustalaniem i monitorowaniem celów sprzedażowych tak mocno wniknęły w kulturę tej branży, że teraz wszędzie widzą diagramy Gantta. Ponad 60% zmian traktowano tam, jako projekty.

Pytanie tylko, z jakim skutkiem?

Ukryte wyniki

Przyznam się Wam, że po pierwszych analizach myślałem, że nie będę miał materiału na ten artykuł. Pełna realizacja celów zmian (zaznaczenie dwóch najwyższych odpowiedzi w 11 stopniowej skali) miała miejsce jedynie w przypadku 33,7% wdrożeń traktowanych, jako projekty. Wynik ten jest wyższy o ponad 5,5 punktów procentowych niż w wynikach całościowych. Nuda, nieprawdaż? Prawdziwa bomba kryła się jednak głębiej.

Postanowiłem zestawić wyniki pełnej realizacji celów z trzech najliczniejszych branż (Bankowość i ubezpieczenia, Produkcja przemysłowa i IT) w podziale na:

• Wyniki całościowe,
• Wyniki zmian „nie projektowych”,
• Wyniki zmian „projektowych”.

To była zdecydowanie dobra decyzja. Poniżej możecie zobaczyć jej efekty.

Jak widać, wyniki z branży Bankowość i ubezpieczenia niczym się w tym zestawieniu między sobą nie różnią, choć aż dwie na trzy zmiany były wdrażane przy wykorzystaniu technik i narzędzi zaczerpniętych z zarządzania projektami. W pozostałych dwóch branżach widać tę różnicę już znacznie, choć i tak osiągnięte wyniki dalekie są od zadowalającego poziomu. Zwłaszcza biorąc pod uwagę, fakt, że w branżach IT i Bankowość i ubezpieczenia, aż 60% wdrożeń zmian zakończyło się opóźnieniem bądź przekroczeniem budżetu (branża Produkcja przemysłowa uzyskała wynik 35%).

Jak tę wiedzę możemy wykorzystać?

Odpowiadając na pytanie z początku tego artykułu czy wykorzystanie metod i narzędzi znanych z zarządzania projektami zwiększy szansę powodzenia wdrożenia zmiany, mogę powiedzieć, że tak. Wyniki są lepsze, a to już coś.

Teraz powinniśmy zadać pytanie, które z metodyk zarządzania projektami wybrać by zmiana osiągnęła pełną realizację celów?

Dam Wam wskazówkę: Odpowiedź kryje się w części zatytułowanej „Branże projektowe” oraz w powyższej tabelce.

I jak, wróciliście do tamtych miejsc by znaleźć odpowiedź?

Jeżeli intuicja podpowiada Wam, że chodzi o zwinne metody zarządzania projektami jak np. Scrum czy Lean stojące w opozycji do tradycyjnych metodyk np. PRINCE 2 czy PMI – PMBOK Guide to trafiliście.

Młodsi kuzyni

Zarządzanie zmianą pod wieloma względami jest bardzo podobne do zarządzania projektami. Większość „wdrożeń”, wciąż opiera się na tradycyjnych, planowych modelach. O ile jednak zwinne metodyki zarządzania projektami zaczynają powoli wypierać swoich starszych, kaskadowych kuzynów (by być odpowiedzią na obecne potrzeby organizacji), o tyle zarządzania zmianą okopało się w tradycyjnych podejściach np. ośmiu krokach Kottera. Na szczęście coś się zaczyna dziać w tej kwestii.

Cieszę się, że Szkoła Zarządzania Zmianą jest jedną z tych organizacji, które są propagatorami tego ruchu między innymi poprzez wprowadzanie do Polski metodyki Lean Change Management. Pamiętajcie – my byliśmy pierwsi 😉

Foto w nagłówku: flickr.com, hawkexpress, Attribution-NonCommercial-NoDerivs 2.0 Generic (CC BY-NC-ND 2.0)

Udostępnij na: