Jest to już 56 opisywane narzędzie Zwinnego Zarządzania Zmianą, a pierwsze, jakiego nie znajdziesz w naszej “Zwinnologii”.

Z pozoru PEST-ka

Analiza PEST jest metodą służącą do badania dalszego otoczenia organizacji. Na pierwszym etapie polega na zestawieniu istotnych czynników zewnętrznych w podziale na cztery obszary zaczynające się od liter PEST(stąd nazwa metody):

• Polityczne i prawne,
• Ekonomiczne,
• Społeczno-kultutowe,
• Technologiczne.

Na drugim etapie określamy wpływ proszczególnych czynników na organizację. Łatwo zauważyć, że jeśli najpierw poszukujemy “istotnych czynników”, to do nich zaliczym te, które mają wpływ na organizację. Wynika stąd, że naszą analizę możemy sprowadzić do jednego etapu, na którym odrzucany te czynniki otoczenia zewnętrznego, które nie oddziałują na firmę.

Gdzie szukać czynników PEST

Można znaleźć wiele podpowiedzi dotyczących poszukiwania czynników, które mogą potencjalnie wpłynąć na naszą organizację. Oto jedna z list z podpowiedziami:

Czas na mini case study

Jak to wygląda w praktyce? Spójrzmy na przykład analizy wykonanej na potrzeby firmy będącej przedstawicielem na Polskę jednej z marek samochodów osobowych. Warsztat strategiczny miał na celu określenie wizji firmy na rok 2030 oraz opcji działań zmierzających do osiągnięcia stanu docelowego.

W ramach prowadzonej analizy PEST uczestnicy mieli za zadanie wypisanie na karteczkach samoprzylepnych czynników otoczenia zewnętrznego oddziałujących na firmę. Następnie kartki te przylepiono na flipchart i wybrano najistotniejsze.

Do najważniejszych czynników uczestnicy zaliczyli:

• Polityczno-prawne:
  • Zakazy sprzedaży nowych samochodów z napędem spalinowym (lub tylko diesel) w wybranych państwach (planowane regulacje),
  • Miasta bez diesla (od 2024 – Paryż, Ateny, Meksyk, Madryt, Rzym),

• Ekonomiczne:
  • Prognozy wzrostu gospodarczego dla Polski na najbliższe dwa lata (wg KE). W tym roku dynamika PKB ma wynieść 4,2 proc., natomiast w przyszłym ma zwolnić do 3,6 proc.,
  • Łatwość uzyskania kredytów na zakup pojazdu,
• Społeczno-kulturowe:
  • Zdrowy tryb życia – trend zastępowania samochodu przez rower, hulajnogę elektryczną,
  • Ekologizm, “Zielona polityka” – łączenie emisji spalin ze zmianami klimatycznymi (wystąpienia Grety Thunberg),

• Technologiczne:
  • Samochody autonomiczne,
  • Pojady o napędzie elektrycznym, wodorowym,
  • „Inteligentne miasta” – sterowanie dostępnością miejsc parkingowych, “przyjazna” komunikacja publiczna.

Kolejnym krokiem po analizie PEST było okreslenie stanu docelowego (Firma 2030) i uzupełnienie Strategicznej Kanwy Zmiany, a następnie wygenerowanie Opcji Działań, które pozwolą na osiągnięcie stanu docelowego.

Wnioski z analizy PEST

Wykonanie analizy PEST pozwoliło na wyciągnięcie szczegółowych oraz ogólniejszych wniosków:

• Prowadzenie analizy PEST stanowi nawiązanie do proponowanego przez Simona Sineka podejścia “Zaczynaj od DLACZEGO”,
• W wyniku analizy PEST otrzymujemy zestaw czynników, które stanowią wkład do budowy Strategicznej Kanwy Zmiany, mówiąc nam, dlaczego zmiana jest konieczna,
• Jak w przypadku innych narzędzi Zwinnego Zarządzania Zmianą (ZZZ) rozpatrywana jest sytuacja na dziś, to znaczy jakie informacje o otoczeniu PEST mamy obecnie. Nie jest to więc analiza scenariuszowa, generująca wiele opowieści “co by było, gdyby…”. W przypadku zmian w otoczeniu należy przeprowadzić kolejną analizę,
• Wykonując Analizę 5 Barier możemy na poziomie bariery systemowej połączyć ją z Analizą PEST, mając większe prawdopodobieństwo, że nadanie struktury analizie zabezpieczy nas przed niedostrzeżeniem istotnych czynników,
• Zmienność czynników w otoczeniu przypomina nam raz jeszcze, że Wgląd nie jest działaniem jednorazowym, ale stałym elementem każdego cyklu ZZZ,
• Co interesujące, w przypadku firmy oferującej samochody, największy wpływ na organizację miały czynniki z grupy Politycznych oraz Społecznych, czyli te najmniej przewidywalne (kłania się VUCA/SPAM),
• Przy okazji można było pokazać mechanizm pojawiania się i oddziaływania Czarnego Łabędzia, na przykładzie “szwedzkiej wagarowiczki” Grety Thunberg, uznawanej przez niektórych za jedną z najbardziej wpływowych kobiet na świecie (ukłony dla N. N. Taleba).

A na koniec jeszcze raz przypominamy: zestaw narzędzi Zwinnego Zarządzania Zmianą nie stanowi zamkniętej listy. Spodziewajcie się, że dałączą do niej kolejne.

Artykuł PEST to nie pestka pochodzi z serwisu Szkoła Zarządzania Zmianą.

Zwinny pomiar nastroju członków zespołu

W czasie zwinnego zarządzania zmianą śledzimy różne wskaźniki, aby mieć pewność, że zmierzamy w dobrym kierunku i osiągamy sukces zmiany. Mierzymy: czas, zużyte środki, liczbę błędów, liczbę odpowiedzi na ankietę itp. Pomiary pozwalają nam na jak najszybsze zidentyfikowanie problemów i ich rozwiązywanie. Im szybciej zbierzemy dane i dokonamy ich analizy, tym szybciej podejmiemy, w razie potrzeby, działania korygujące. Tak działa pętla informacji zwrotnej.

Najszybszą informacją zwrotną, dotyczącą odbioru zmian wdrażanych w firmie, są ludzkie emocje. Często negatywny odbiór zmiany przez pracowników – kwaśne miny lub ciche utyskiwanie – poprzedza twarde wskaźniki wskazujące na konieczność podjęcia działań naprawczych. Przewodzącym zmianom nie pozostaje więc nic innego, jak znaleźć zwinne narzędzie do pomiaru nastroju pracowników. Pozwólcie, że zaprezentuję kalendarz Niko-niko.

Kalendarz Niko-niko – zwinne narzędzie do pomiaru nastroju

Kalendarz Niko-niko, nazywany jest również kalendarzem emotikonów lub kalendarzem buziek, jest narzędziem, które mierzy nastrój pracowników. Niko niko po japońsku oznacza uśmiech, tak więc w kalendarzu każdy z członków zespołu będzie posługiwał się emotikonami, które obrazują jego nastrój po skończonym dniu pracy: szczęśliwy :-), neutralny :-I, chmurny, niezadowolony :-(.

Wprowadź kalendarz Niko-niko w czterech krokach:

1. Weź zwykły planer lub własnoręcznie wykonany kalendarz i zawieś go w widocznym miejscu. Najlepiej niedaleko wyjścia, gdzie wszyscy członkowie zespołu będą mieli do niego swobodny dostęp.
2. Podziel obszar każdego dnia w kalendarzu na tyle wierszy, ilu jest członków zespołu i wpisz imiona współpracowników.
3. Połóż kolorowe pisaki w pobliżu kalendarza, aby nie było kłopotów ze śledzeniem nastroju spowodowanych brakiem mazaków. Możesz użyć trzech kolorów: zielonego dla dobrego nastroju, żółtego (pomarańczowego) dla neutralnego oraz  czerwonego dla wyrażenia niezadowolenia. W ten sposób nastrój zespoły będzie widoczny z daleka.
4. Śledź nastrój członków zespołu. Uzgodnij ze wszystkimi członkami zespołu, że zanim wyjdą z pracy, narysują z pomocą “buźki” jaki był ich średni nastrój danego dnia.

Zacznij śledzić nastrój zespołu i co jakiś czas przeanalizujcie wspólnie dane z kalendarza. Przykładowo:

• …dwie uśmiechnięte buźki, jedna neutralna i dwie skwaszone: co się stało tego dnia? skąd się wziął taki podział?
• …wszyscy uradowani a zadanie nieskończone lub niezadowolony klient: co spowodowało, że jesteśmy zadowoleni w trudnych chwilach? Na co nie zwróciliśmy uwagi?

Kalendarz Niko-niko jest narzędziem posiadającym niezaprzeczalne zalety:

• możesz go zacząć stosować od zaraz, niemal bezkosztowo,
• otrzymujesz natychmiastową informację zwrotną o nastroju zespołu,
• kalendarz jest widoczny dla wszystkich więc jest dodatkowym nośnikiem komunikacji zespołowej (radiatorem informacji).\

Spodobał Ci się kalendarz Niko-niko? Wypróbuj go i podziel się ze mną swoimi doświadczeniami.

Artykuł Jak badać nastrój zespołu w trakcie zmian? pochodzi z serwisu Szkoła Zarządzania Zmianą.